ExclusifFFVoile / Joinly : étude de cas sur la digitalisation de la prise de licence via les clubs

News Tank Sport - Paris - Actualité n°201519 - Publié le 09/12/2020 à 10:00
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©  FFVoile/Joinly
FFVoile : page de vérification de la licence sur Joinly - ©  FFVoile/Joinly

« Joinly est un service que la FFVoile propose à ses clubs affiliés. Ceux qui l’utilisent sont ainsi en capacité de proposer à leurs membres des liens d’inscription / achat simples d’utilisation. Pour le club, l’ensemble des flux de données s’enregistre et s’archive dans Joinly, ce qui lui permet de connaître sa situation de trésorerie », déclare Olivier Clermont, responsable projets communication et partenariats de la Fédération Française de Voile.

« Le fonctionnement que nous avons mis en place avec la Fédération permet aujourd’hui aux clubs et à la Fédération des échanges de données fiables et en temps réel. Une solution digitale comme Joinly permet aussi à ces structures dont la plupart ont une grosse activité saisonnière de pouvoir mieux anticiper sur les besoins matériels et humains tout en sécurisant une partie de leurs revenus liés aux inscriptions », explique Aurélie Hoefs-Dyèvre, COO chez Joinly.

News Tank revient, dans le cadre d’un partenariat avec la French SporTech, sur la mise en place de la plateforme Joinly et ses bénéfices avec les parties prenantes, Aurélie Hoefs-Dyèvre et Olivier Clermont.


1) Les enjeux de la mise en place de Joinly pour les clubs de la FFVoile

En se rapprochant de Joinly, la FFVoile souhaitait optimiser ses process digitaux d'échanges de données entre son logiciel administratif et ses clubs et licenciés. Le tout grâce à un service simple à mettre en place et adapté au fonctionnement des clubs de voile.

Objectifs pour la FFVoile

  • Disposer d’une solution facile à mettre en place
  • Disposer d’un accompagnement fort dans la mise en place
  • Faciliter la gestion des prises de licences en proposant l’inscription en ligne
  • Bénéficier du paiement en ligne et avoir la possibilité de proposer plusieurs modes de paiements
  • Faciliter la transmission automatique des informations fédérales vers la base de données FFVoile

Olivier Clermont - ©  D.R.
• « Le rôle principal d’une Fédération est d’aider ses clubs, notamment dans la gestion de leur club au quotidien en les accompagnant dans la mise en place de leur projet de club et en leur mettant à disposition des outils adaptés à leur activité.

• Ainsi la prise de licences doit être au maximum simplifiée, de la saisie au paiement et dans la transmission du listing qui en découle vers la base de données au niveau fédéral. »

Olivier Clermont, Responsable Projets Communication et Partenariats de la Fédération Française de Voile

Club de voile - ©  FFVoile

2) La solution Joinly pour la FFVoile 

Pour mettre en place la liaison entre Joinly et le logiciel Fédéral, les deux entités ont dû procéder aux étapes suivantes :

  • Phase d’analyse fonctionnelle pour comprendre le fonctionnement des clubs et de la fédération (côté Joinly)
  • Phase d’analyse technique et rencontre entre les DSI  
  • Phase d’écriture de spécifications 
  • Réalisation d’un cahier des charges commun, avec répartition des tâches pour chacun 
  • Développements, tests, mise en production

Aurélie Hoefs-Dyèvre - ©  Joinly
• « Nous sommes une brique en plus qui permet désormais l’échange de données fiables en temps réel, une solution moins chère à mettre en œuvre et à maintenir que quelque chose qui aurait été créé de toutes pièces par la fédération. Publié le 18/11/2020 à 12:00
« Inciter à l’utilisation d’une solution comme la nôtre, c’est mutualiser les développements entre tous les acteurs du sport, et encourager les startups à proposer des solutions à moindre coût pour…

• Grâce à nous, la Fédération améliore son propre système lié à la gestion des licences, quand nous nous occupons d’améliorer le fonctionnement adhérent-club. Les clubs et les adhérents sont gagnants, car ils bénéficient ainsi de fonctionnalités dédiées. »

Aurélie Hoefs-Dyèvre, COO chez Joinly

FFVoile : formulaire fédéral via Joinly - ©  Joinly/FFvoile

Fonctionnalités disponibles :

  • prise de licence en ligne
  • transmission en un clic des informations licenciés vers la base de données FFVoile
  • ouverture et gestion des porte-monnaie électroniques clubs
  • gestion des paiements en plusieurs fois
  • gestion des régates

• « Le paiement en ligne est aujourd’hui une démarche courante pour une très grande majorité de la population. Ne pas proposer ce type de service est aujourd’hui perçu négativement. Plusieurs services existent sur le marché, mais la solution Joinly associe simplicité et efficacité.

• L’accompagnement de ses équipes est aussi un plus pour les bénévoles de nos structures. Nous proposons le service à nos clubs pour leurs diverses besoins et nous l’utilisons aussi pour gérer les inscriptions à nos compétitions nationales. »

Olivier Clermont, FFVoile

• « Un autre point capital pour une Fédération qui propose notre solution à ses clubs est que nous allons nous charger de toute la partie conformité liée aux paiements des adhérents.

• Pour chaque club qui s’inscrit sur Joinly, nous allons le guider pour nous fournir les pièces administratives nécessaires à l’ouverture d’un porte-monnaie électronique, sur lequel il pourra récolter les paiements de ses adhérents.

• Nous nous occupons de gérer les paiements, de proposer du paiement en plusieurs fois, de relancer un paiement ou même de rembourser une commande.

• Toute cette partie conformité et gestion des paiements est très spécifique et chronophage, et nous y prêtons une attention particulière car c’est une partie fondamentale pour les clubs. »

Aurélie Hoefs-Dyèvre, COO chez Joinly

3) Bilan et usage 

La solution Joinly, proposée aux clubs affiliés, a permis de simplifier les processus d’enregistrement des licences et libérer du temps aux équipes FFVoile.

  • Les clubs affiliés FFVoile bénéficient d’un espace accessible 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24.
  • Les clubs de voile organisent mieux en amont leurs stages et activités lors des périodes de grosse activité saisonnière autour des vacances scolaires.
  • Les clubs récupèrent toutes les informations des stagiaires, et leur paiement avant même le début du stage, puis leur génèrent une licence automatiquement. 

Il y a 50 clubs de voile utilisateurs de la solution, de la petite structure estivale de 50 adhérents à la grosse structure annuelle de 800 adhérents. La solution Joinly a connu une croissance de 400 % en termes d’utilisateurs en un an et demi.

• « Le système propose aux membres des clubs des modalités d’inscription et d’achat simples d’utilisation et de mieux connaître leur situation de trésorerie.

• Ces données sont consultables et peuvent être exportées vers d’autres solutions, telles que des outils comptables par exemple.

• Le suivi en temps réel des inscriptions permet aux clubs d’anticiper le nombre de participants en amont des événements. Cette meilleure anticipation facile également la gestion quotidienne des clubs. »

Olivier Clermont, FFVoile

4) Maintenance et évolutions du logiciel fédéral

Joinly est mobilisée via au minimum un account manager qui peut conseiller les clubs et les différentes instances de la Fédération, et deux développeurs qui connaissent les spécificités de ce fonctionnement. Au sein de la Fédération, le responsable de projets informatiques, en lien permanent avec Joinly, est également en capacité de faire toutes les modifications nécessaires côté logiciel fédéral si besoin.

• « Les résultats dépendent beaucoup de l’implication de chaque fédération dans le partenariat et la mise en place de notre solution au sein des clubs. Quand les actions sont bien coordonnées, nous pouvons convertir 15 % à 20 % des clubs dès la première année. En effet, la Fédération joue un rôle de prescripteur et ne peut donc imposer notre solution aux clubs. Cela permet au club de rester propriétaire de ses données collectées et garder sa discrétion financière vis à vis de la Fédération.

• Plus la Fédération est pédagogue dans la transition numérique et diffuse l’information, plus cela fonctionne. Le cas de la FFVoile est pour nous un très bon exemple car la Fédération met notre solution en avant sur différents événements qu’elle organise, via ses newsletters et communications internes. Les clubs qui souhaitent nous utiliser sont donc dans un climat de confiance dès le départ. »

Aurélie Hoefs-Dyèvre, COO chez Joinly

• « La FFVoile a un fonctionnement un peu différent pour l’organisation de certains événements nationaux (Championnats de France Jeunes ou l’Engie Kite Tour par exemple), puisqu’elle impose aux organisateurs d’utiliser notre solution, ce qui permet à n’importe quel participant en France de s’inscrire en ligne.

• Pour fluidifier les inscriptions, nous avons ainsi développé un module permettant de faire basculer les inscriptions effectuées sur la plateforme directement dans le logiciel de classement de la Fédération : FREG.

• Ce module fonctionne pour tous les supports utilisés en régates et permet selon les cas d’effectuer des contrôles de validité des licences et/ou le contrôle par rapport à une liste d’inscrits.

• En lien direct avec le calendrier de la Fédération, ce module a permis l’inscription de 4 000 bateaux, 8 000 coureurs pour une cinquantaine d’événements. »

Olivier Clermont, FFVoile

• « Pour les années à venir, nous souhaitons continuer à accompagner les clubs de voile au plus près de leurs besoins. Ainsi, nous restons à l’écoute des besoins des clubs et de la Fédération pour mettre à jour notre solution.

• Par exemple, dès l’année prochaine, nous allons développer une partie sur la gestion des membres, ce qui permettra aux clubs de relancer directement leurs adhérents d’une année sur l’autre. »

Aurélie Hoefs-Dyèvre, COO chez Joinly

Fédération française de voile (FFV)

Activité : Fédération Française de Voile
• Mission : développer et d’organiser la pratique de la Voile en France
Création  : 1946
Président : Jean-Luc Denéchau
Directeur Administratif Juridique et Financier : Eric Marliot
Communication, partenariat et marketing : Olivier Clermont et Laurence Mezou
Licenciés 2020 : 81 340

Partenaires officiel :
• Banque Populaire
(2000-2024)

Partenaires institutionnels :
• Marine Nationale
• CNOSF
• Minsitère des Sports
• Agence nationale du sport
• World Sailing

Autres partenaires :
• SAP
(logiciels)
• Engie (énergie)
• Ag2r La Mondiale (assurances)

Fournisseurs oficiels :
• Yamaha (moto)
• Marine Pool (gilets de sauvetage)
• Lacoste (prêt-à-porter)
• Egalis (gilet de sauvetage et d’aide à la flottaison)
• Tribord (Decathlon), jusqu’en 2024


Catégorie : Instances


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Fiche n° 7194, créée le 04/06/2018 à 12:41 - MàJ le 28/03/2021 à 19:56


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